Вы активно заняты продвижением своей компании на рынок? Вы ведёте бизнес с привлечением наёмных работников? Конечно же, не стоит забывать о верном учёте на предприятии и чёткой финансовой документации. Вам нужен бухгалтер. Вы привлекаете бухгалтера на неполноценную работу, а частичную занятость. Есть рекомендации, резюме, приятная внешность, услуги предоставляет по невысокой цене. Вот только работодателей часто меняет — ну, случается такое.
Деловито осмотрев документы, специалист перечисляет упущения и нарушения с заверениями, что всё поправимо. Затем проходит 7-8 месяцев и вашего «профессионального» бухгалтера просто нет: телефон не отвечает, в назначенное время не появляется. Налоговая уже точит зуб и выписывает первый штраф в тысяч 15. Итог не утешителен: бухгалтерского учёта нет, документы утеряны, штрафные квитанции оплачены. Предприятие нанимает штатного бухгалтера, и вы, как руководитель, присматриваетесь и ждёте очередного подвоха.
Ответственный бухгалтер – миф или реальность?
Если на первых этапах становления своего бизнеса вам пришлось изучать основы бухгалтерии, то это отлично. В противном случае настоятельно рекомендуем учиться у вашего нового бухгалтера сразу. 2-3 небольшие лекции в неделю на конкретных примерах, помогут вам оценить его компетентность, если не максимальную, то хотя бы общую. Более того, специалисту не составит труда объяснить простым, понятным языком налоговые правила и первичные сведения о бухгалтерском учёте.
Предлагаем вам некоторые рекомендации по укреплению такого ответственного отдела в вашей компании, как бухгалтерия.
Осторожно – бухгалтер на дому!
Одну из возможных ситуаций, связанную с работой бухгалтера на дому, мы описали в начале нашей статьи. Но при небольшой масштабности бизнеса, бухгалтеров с частичной занятостью продолжают использовать и довольно успешно. Главное, правильно оформить взаимоотношения. Не постесняйтесь заключить с бухгалтером письменное соглашение или договор. Грамотный специалист сам должен предложить такой вариант для сотрудничества! Запаситесь как можно большими контактами бухгалтера (адреса и телефоны детей, родителей, близких). При необходимости, всегда можно позвонить родственникам. Возможно, у резко пропавшего бухгалтера что-то произошло, а вы уже будете думать о человеке нехорошее.
Что касается права подписи платёжных поручений и налоговых документов, оставьте этот ключевой момент за собой. Опять же, подписывая отчёт в налоговую или в фонд, вы всегда можете узнать у своего бухгалтера, что это за документ и почему именно с такими показателями? После разъяснений и небольшого ликбеза, вам уже будет знакома такая документация, а бухгалтер в будущем не подсунет на подпись «филькину грамоту».
Контроль банковских выписок
По необходимости и в порядке контроля обратите своё внимание на записях в банковских выписках. Заведите порядок, чтобы бухгалтер пояснял все данные по ним ежедневно, в конце рабочего дня или раз в неделю, месяц (при частичной занятости). Есть сомнения – потребуйте подтверждающие документы (счета, договора, расчёты). Особое внимание важно сосредоточить на суммах, перечисляемых на выплату заработной платы, хознужд, командировочных.
Внимание – наличный расчёт!
Кассовая дисциплина — это основа бухгалтерских знаний и лакомый кусочек для контролирующих органов. Любые отклонения от правил считаются нарушением и влекут за собой существенные санкции: для юрлиц – 40000 рублей, для ИП – 5000 рублей. Практика свидетельствует о том, что многие бухгалтера попустительски относятся к документации в отношении оборота наличных средств. Опят же, раз в месяц планируйте ревизию (возможно выборочную) кассы предприятия, а именно: кассовой книги, журнала приходно-расходных ордеров, расходников, чеков. Вчитывайтесь, кому выдавались деньги, для чего, разборчиво ли написана сумма и обязательно прописью.
Первые 2-3 месяца для вас пройдут, как обучение, а затем вы будете разбираться в этом вопросе не хуже налогового инспектора. Одно то, что такая проверка вами проводится, стимулирует бухгалтерию работать без ошибок с кассовыми документами и наличными деньгами.
Правда об остатках товаров на складах
Независимо от объёмов и оборотов в вашей компании процедуру проверки складских остатков проводить очень важно. Лучше это делать на основании отчёта по складским остаткам, где указано и движение их за отчётный период. Периодичность таких проверок установите ежемесячную, пока порядок в учёте на складах не станет обычной нормой. В случаях значительного ассортимента помимо общей инвентаризации сотрудниками фирмы, точечно (обязательно лично) проверьте самые ходовые или дефицитные позиции, обращая внимание на жёсткие правила в единицах измерения, в количестве партий товара, в грамотном заполнении приходных и расходных накладных.
Бухгалтер, улыбнитесь! Вас снимает скрытая камера
Контроль движения товаров и денежных средств – это главные экзамены для подтверждения профессионализма бухгалтера. Некоторые компании наряду с классическими внутренними ревизиями применяют так же современные способы мониторинга работы бухгалтеров. Это спецконтроль за компьютером, тайная аудио и видео съёмка, скрытое наблюдение на территории фирмы и вне её границ. Такие методы чаще используют крупные корпорации. Хотя именно небольшие фирмы, скрывая свою истинную бухгалтерию, наиболее часто страдают от недобросовестных работников учёта. В данном случае отношения построены на доверии, когда работодатели рассчитывают именно на порядочность и честность своего «любимого» бухгалтера.
Как быть, если бухгалтер исчез?
- Похищены деньги, документы, ценные бумаги – пишите заявление в полицию.
- Чтобы не подвергать предприятие финансовым санкциям со стороны налоговой инспекции, предоставьте справку из полиции, подтверждающую подачу заявления о пропаже бухгалтера и документов.
- Повремените с увольнением до заключения следствия, чтобы привлечь «бывшего» сотрудника к уголовной или административной ответственности.
- Обратитесь в налоговую инспекцию и государственные фонды о проведении сверок по уплате налогов и обязательных платежей.
- Срочно найдите нового сотрудника бухгалтерии, с которым проверьте документацию за весь период работы «беглеца».
Вывод
Наша цель – не сделать из вас параноика и подозревать на каждом шагу своего бухгалтера в халатности и хищениях. Мы только призываем к порядку для создания грамотной схемы работы и профессионального подхода к учёту. Пусть ваш бухгалтер будет компетентным специалистом, ответственным и порядочным исполнителем. И тогда не придется устанавливать жучки в кабинетах и вчитываться в каждую платёжку. Процветания вашему бизнесу, и, как говорят в бухгалтерских кругах: «Чтоб дебет с кредитом сходились!»